Erfolgreiche Veranstaltungen sorgen für einen längerfristigen Effekt. Zufriedene Besucher denken gern an das Event zurück und oftmals bietet sich auch ein Netzwerkeffekt für weitere Kontakte. Um Feste und Feiern gut zu überstehen, ist eine sorgfältige Planung unverzichtbar.
Vor allem sollte mit der Planung frühzeitig begonnen werden. Sobald der Termin feststeht, sollten auch Motto und Art der Veranstaltung klar sein. Mit einem konkreten Übersichtsplan, auf dem alle Aufgaben, Personal und Zeitabläufe dargestellt sind, lässt es sich bedeutend leichter planen. Jeder sollte mit den ihn betreffenden Aufgaben und zeitlichen Rahmenbedingungen vertraut sein, sobald das Event näher rückt.
Ein weiterer Fixpunkt ist das Budget. Wie viel Geld ist vorhanden für das Catering, für weitere Dienstleister, Blumenschmuck und Dekoration? Je nach Veranstaltungsort und Zeit des Events gilt es auch zwischen In- und Outdoor-Event zu unterscheiden. Braucht man für die Festlichkeit elegante Stuhlhussen für den festlichen Rahmen einer Hochzeit oder sind Planen für ein Outdoor-Opening sinnvoller?
Organisation ist die halbe Miete
Für größere Events ist auch zu bedenken, dass die Gäste gut zufahren können. Gibt es Parkplätze und sind diese leicht zu erreichen? Stehen ausreichend Aschenbecher und Unterstellmöglichkeiten bei Schlechtwetter zur Verfügung? Schirmständer, Garderoben und Hinweisschilder für Toiletten und andere Räume sind ein weiterer Punkt auf der To-do-List. Je nach Wetterlage ist das oftmals sehr wichtig, um rasch zum und vom Event zu gelangen bzw. zu den gesuchten Örtlichkeiten.
Getränke und Buffetangebot
Je nach Vorgabe und Veranstalterwunsch gibt es Platzkarten oder einen entsprechenden Sitzplan. Es müssen ausreichende Mengen an Getränken wie Wein, Spirituosen sowie antialkoholischen Getränken und Mineralwasser bereitstellen – bereits gekühlt bei Bedarf und auf Vorrat. Gut vorbereitete Feste scheitern oftmals an Kleinigkeiten wie ungekühlten Wein, zu wenig Essen oder anderen scheinbar unwichtigen Details.
Ansprechend gestaltete Menükarten schenken den Gästen eine transparente Übersicht über die angebotenen Speisen und Desserts, geben mitunter auch zeitlich einen Rahmen für die Abfolge. Kostenpunkt pro Gast für das Buffet mit warmen Gerichten liegt bei mindestens 18 Euro. Auch Heißgetränke wie Kaffee, Tee oder Punsch sollten in ausreichender Menge vorhanden sein.
Zweck der Veranstaltung
Events dienen nicht ausschließlich der Bewirtung und Unterhaltung von Gästen. Hier kommen marketingtechnische Effekte zum Tragen, die für regionale Unternehmen, Gastro- und Beherbergungsbetriebe einen wichtigen wirtschaftlichen Motor bedeuten – Werbung weit über die Grenzen des Bundeslandes, des Landes selbst hinaus. Rund 70 % sehen Sponsoring als einen wichtigen Werbekanal. Je nach Anlass ist natürlich auch das Design zu berücksichtigen.
Sinnvoll ist es, den Gästen einen Überblick über die Angebote vor Ort zu geben. Je besser informiert, vielleicht schon im Vorfeld, desto wohler fühlt er sich dann bei der Veranstaltung. Viele Besucher möchten vorab planen, überlegen sich gewisse Optionen wahrzunehmen. Beispielsweise bei einem Networking unter branchenkundigen Gästen mit eher wirtschaftlichem Charakter finden sich so die Leute besser als in einem unübersichtlichen Chaos, das unter einer spürbaren Desorganisation leidet. Letztendlich leidet dann auch der Ruf des Veranstalters, das Image.
Begehung einplanen und letzte Überlegungen vor Ort
Selbst eine gute Weddingplanerin ist immer für das Unvorhersehbare gewappnet: Es gilt flexibel zu bleiben und die anwesenden Gäste von Pannen abzulenken, Alternativen zu finden, falls ein Dienstleister ausgefallen ist.
Nicht nur bei der Traumhochzeit, sondern bei jeder Veranstaltung – ob groß oder klein – ist es auch wichtig, die gültigen Auflagen abzuklären. Braucht es eine Information bezüglich des Lärmpegels, der Zahl der Gäste und anderen Vorgaben, die der Veranstaltungsort möglicherweise bedeutet. Der Grenzwert für Veranstaltungen liegt bei maximal 100 Dezibel. Falls es Technik braucht wie Beamer, Tonanlagen oder Mikrofonanlage, ist auch jemand vor Ort nötig, der das Equipment betreut und im Notfall eingreifen kann.
Autorin: M. Heuss
